Корпоративный банкет - шпаргалка по подбору площадки

Организация корпоративного банкета без опыта — достаточно сложное и затратное по времени занятие. Упущение даже небольших деталей может привести к неблагоприятным последствиям, поэтому редакция журнала Events’pro Magazine совместно со службой букинга Events’pro Booking подготовили небольшую шпаргалку, которая поможет не забыть о самых существенных моментах при выборе банкетного зала.

Итак, самые критические моменты, без которых можно в принципе остаться без мероприятия:

  1. Раннее начало поиска банкетного зала. Если речь идет о корпоративе в честь классических праздников, таких как Новый год, 8 марта, 23 февраля, начинать подбирать зал нужно за 3-4 месяца. Так вы практически гарантированно проведете мероприятие в самом понравившемся вам зале.
  2. Раннее бронирование понравившегося зала. Если Вы уже нашли зал, который Вам подходит по всем критериям, сомнения в сторону — бронируйте! Кстати, при раннем бронировании в большинстве случаев вы получите скидку!
  3. Дата мероприятия. При выборе даты, важно не забывать, что стоимость банкета во многих учреждениях зависит от дня недели и сезона, поэтому при разговоре с менеджером нужно обязательно уточнять стоимость не только на конкретную дату, но и соседние дни.
  4. Бюджет. Если Ваш бюджет ограничен, то выбирайте рестораны без пробкового сбора и возможностью приносить свой алкоголь и фрукты. Артистов и тамаду можно выбрать из невысокой ценовой категории.

Далее мы расскажем о некоторых особенностях банкетных залов, которые также очень важно учитывать:

  1. Транспорт. Многие задаются вопросом о том, как гостям добираться до банкетного зала только накануне события. Советуем подбирать площадку с учетом удобства для гостей, в особенности, это касается загруженных дат календаря! Например, накануне новогодних праздников, когда на дорогах лежит снег, с ним не справляются коммунальные службы, и весь город стоит в одной большой пробке! В таких случаях советуем искать банкетный зал оптимальный для большего количества гостей.
  2. Инфраструктура и окружение площадки площадки. Задумайтесь, что вы хотели бы видеть рядом с банкетным залом! В Петербурге есть залы, расположенные в промышленных зонах! На фотографиях этого не видно, а адрес вам может ни о чем не сказать! В противовес этому есть прекрасные площадки на берегу водоемов, озер, рядом с парками, со своей зеленой территорией, с детскими площадками, на берегу Финского залива, с открытыми верандами, с панорамным видом на центр города и так далее.
  3. Действительный размер зала. Добросовестные банкетные менеджеры знают, какое количество гостей может комфортно разместиться в стенах зала. Однако, встречаются и такие, для которых ситуация «как в маршрутке в час пик» — допустима. Поэтому, помимо чтения сухих показателей на сайтах о вместимости, нужно обязательно проговаривать этот момент! А если вы предпочитаете проводить мероприятия в просторных залах, прибавьте к вашему количеству гостей 20-30 человек и выбирайте зал исходя из полученной цифры. Учтите, что это будет дороже!
  4. Специфика мероприятия. Если вы планируете провести мероприятие в определенном стиле, то учитывайте это при выборе банкетного зала. Зал с предопределенной в интерьере стилистикой сэкономит ваш бюджет на оформлении.
  5. Возраст и статус гостей. У молодых компаний часто пользуются спросом креативные пространства, чего не скажешь о более степенной аудитории, для которой лучше выбирать классические площадки! Кстати, если вы планируете пригласить на мероприятие специальных гостей (бизнес партнеров, звезд, именитых людей), обязательно подумайте об их статусе и задачах, которые вы ставите перед собой от их присутствия! Для звезд и именитых людей появление на публике в заведении низкого качества — неприемлемо, то же самое можно сказать и о бизнес партнерах, которые приглашаются, как правило, для закрепления деловых связей.
  6. Кухня. Учитывайте предпочтения ваших гостей при выборе кухни. Лучше выбирать классическую, всем знакомую.
  7. Тип развлечений. Будут ли танцы, экстремальные шоу, нужна ли сцена? Звуковое и световое оборудование? Нужен ли спа-комплекс или баня?
  8. Особенности залов. Панорамный вид, камин, детская комната, своя кондитерская и т.д.
  9. Размещение после банкета. После мероприятия планируете отправиться домой или остаться ночевать в отеле?

После того, как вы определитесь с вышеуказанными пунктами, подумайте, а чего точно вы не хотите на мероприятии!? Возможно, вы будете категорически против, если в помещении будут еще компании, либо для вас недопустимо отсутствие диетического меню, либо ресторан в темных тонах не подходит к стилю вашего праздника.

Ответы на эти вопросы позволят более осмысленно подойти к выбору банкетного зала и прийти к оптимальному решению.

В статье не возможно описать все нюансы, которые необходимо учесть, так как они напрямую зависят от типа мероприятия, от пожеланий заказчика и пр. Мы попытались максимально упростить Вам поиск, но все же считаем, что быстрее и качественнее это могут сделать только профессионалы, которые досконально знают все предложения города и смогут вам подобрать лучший вариант.