Прием заказа на банкет — нюансы и особенностиПрием заказа на банкет — нюансы и особенности

Прием заказа на банкет - нюансы и особенности

Прием заказа на проведение банкета имеет ряд особенностей, причем как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. В этом обзоре мы расскажем вам, на что нужно обратить внимание.

Базовая задача на этом этапе для заказчика — проговорить все моменты предстоящего события, чтобы понять, соответствует ли площадка его требованиям или нет, а для исполнителя важно понять, чего хочет заказчик, чтобы постараться все сделать на высоте.

И начать нужно с уточнения форма банкета, он, как известно, бывает нескольких вариантов:

  1. банкет-коктейль;
  2. «все включено» или полное обслуживание официантами;
  3. банкет с частичным обслуживанием;
  4. прием фуршет;
  5. банкет-кофе;
  6. банкет-коктейль-фуршет;
  7. банкет-чай.
Подробнее о всех вариантах вы можете почитать в нашем специальном обзоре: «Типы обслуживания в деталях«.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности, а иногда, разительно отличается от других, например, некоторые площадки отказываются от фуршетных мероприятий только потому, что подготовить зал для этого просто невозможно, однако банкеты проводят регулярно. Поэтому проговаривание формата в самом начале даст и заказчику и исполнителю понять, имеет ли смысл обсуждать все последующее или нет.

Квалификация персонала

Заказчику стоит обратить внимание исполнителя на квалификацию официантов! Обслуживание таких мероприятий доверяют только профессионалам с высокой подготовкой — звучит, возможно, банально, но, далеко не всегда такая простоя рекомендация соблюдается! Поэтому, если вы заказчик, обратите внимание вашего исполнителя на этот момент!

Для официантов, обслуживающих такие мероприятия, необходима пунктуальность, ритмичность, четкость, расторопность и слаженные действия, впрочем, об этом у нас есть отдельный обзор.

Тонкости приема заказов на обслуживание банкета

Как правило, прием заказов на обслуживание юбилеев, свадеб и прочих торжеств осуществляется администратором, метрдотелем или директором / управляющим, ивент менеджером. Принимая заказ, исполнитель должен обговорить ряд вопросов связанных с проведением банкета, например:

  1. выяснить точную дату проведения мероприятия;
  2. уточнить количество приглашенных и все, связанные с ними нюансы (возраст, пол, профессии и национальность);
  3. форму оплаты клиента;
  4. характер торжественного события;
  5. сумму, затрачиваемую на каждого из гостей;
  6. общую стоимость заказа;
  7. список гостей.

В процессе оформления заказа клиенту предлагают:

  1. осмотреть помещение, где будет проводиться банкет,
  2. посмотреть расстановку мебели,
  3. оценить оформление зала
  4. и примерно прикинуть, как рассадить гостей.

Также необходимо уточнить:

  1. подадут ли аперитив,
  2. нужно ли музыкальное сопровождение во время банкета,
  3. стоит ли украшать столы цветочными композициями и
  4. нужно ли место для танцев.

Работник, который займется приемом заказа, должен рассказать клиенту о правилах работы предприятия, порядке обслуживания и возмещения вероятных убытков, причиненных по вине заказчика и гостей.

Завершающий этап

После обсуждения меню, клиенту, как правило, предлагают внести предоплату в размере 50% от общей стоимости услуг, после чего кассир выписывает кассовый ордер, к которому прилагается квитанция и вручает бумаги заказчику. Все нюансы относительно банкета заносятся в книгу учета. Некоторые компании заключают также договора.

Далее, за два дня до наступления торжества, исполнитель вместе с клиентом составляет и оформляет заказ-счет, который выписывается в пяти экземплярах. Документ утверждается начальством руководством и передается в кассу. Туда же заказчик должен внести доплату и подписать заказ-счет. После этого, кассир поставит штамп «оплачено» и передает один экземпляр клиенту, второй оставляет себе (для последующей передачи в бухгалтерию), а остальные три получают бригадиры, официанты и прочие работники.