Пригласительные на корпоратив – важная часть мероприятия, eventspro рекомендует уделить им особенное внимание. Приглашения на корпоратив должны быть выполнены не только красиво, но и празднично, ярко и необычно. Кроме того, продумать нужно не только оформление, но и то, каким образом будут вручаться заветные приглашения.
Как правило, на корпоративных банкетах хочется пообщаться с теми людьми, кто особенно дорог, теми, кто сыграл определённую роль в жизни компании, помог в трудную минуту. Эти люди обязательно должны присутствовать на новогоднем корпоративе, потому, как известно, с кем встречаешь наступающий год, с тем и придётся его провести. Такие гости особенно ценны и отношение к приглашению должно быть соответствующим.
Приглашаем гостей по индивидуальному плану
Какие группы гостей VIP стоит рассмотреть в первую очередь? Это учредители компании, партнёры, люди, осуществляющие спонсорскую помощь, значимые персоны в администрации города, знаменитости (как политики, так и представители шоу-бизнеса). Для этих гостей лучше всего подготовить не просто открытки, а небольшие подарки. Это может быть, например, праздничная коробочка, в которой найдётся не только само пригласительное, но и небольшой сувенир.
Текст приглашения должен составляться для каждого конкретного VIP-гостя индивидуально. Общий вид пригласительных может быть одинаковым для всех, либо отличаться. Лучше всего рассылать их заранее, как минимум за три недели. Обычно принято получить согласие от потенциального гостя, это послужит гарантией того, что он приедет, и ожидание не окажется напрасным.
Пригласительные на корпоратив понадобятся и для сотрудников компании. Такие билеты могут быть именными, если компания не слишком многочисленна, или одинаковыми для всех. Главное, указать не только место и время проведения корпоратива, но и есть ли у мероприятия определённая тематика и соответственно дресс-код (маскарад, тематическая вечеринка и др.), можно ли прибывать на праздник с супругами и детьми. Распространять приглашения удобнее всего через руководителей подразделений, так никто не окажется забытым, и каждый билет найдёт своего обладателя.
Ещё одна категория гостей корпоратива – представители СМИ, клиенты, некрупные бизнес-партнёры. Приглашения рассылаются не позднее, чем за одну неделю. Неплохо было бы уточнить у приглашённых об их намерении прийти, это особенно актуально в случае, когда количество мест на банкете ограничено. К приглашению можно приложить определённые отличительные знаки для гостей, например, карнавальные маски, или значки с тематической символикой.
Как составить удачный текст приглашения?
Золотое правило – не злоупотреблять сложными предложениями, простой текст воспринимается легче. Не нужно составлять и слишком длинный текст. Примерно шесть строк – этого вполне достаточно.
Начинать нужно с небольшого вступления: обращение к человеку, упоминание о предстоящем новогоднем корпоративе.
Далее нужно раскрыть суть мероприятия, его тематику, другие детали, которые должны быть известны приглашённому.
Завершается текст, так сказать, «явками-паролями». Время, место, где пройдёт новогоднее торжество, какова форма одежды, нужен ли маскарадный костюм или какой-то тематический наряд, можно ли взять с собой пару и др.
Одним словом, прочитав приглашение, человек должен понять, куда ему нужно приехать, когда и в каком виде. Кроме того, для удобства можно приложить небольшую карту с указанием места проведения праздника.
Для приглашения каждой категории гостей можно использовать текст различной степени официальности.
Продумываем стильное оформление
Пригласительный билет может быть выполнен как в виде открытки, так и вложенного в конверт письма. Цветовая гамма должна соответствовать не только праздничному стилю, но и включать в себя цвета компании, логотип. При одном взгляде на билет должно появляться праздничное настроение и желание посетить корпоратив.
Пригласительные на корпоратив готовы! Как вручать?
Есть несколько способов доставки пригласительного билета адресату:
- личное вручение. Удобно тем, что можно сразу узнать, намеревается ли гость посетить мероприятие. Конечно, тысячную компанию так не пригласишь, но руководителей и VIP-персон – вполне;
- один из самых быстрых и недорогих вариантов – приглашение по электронной почте, или факсу. Минус такой рассылки – отсутствие внимания к приглашённому гостю, что может даже обидеть;
- если всё же присутствует необходимость пригласить большое количество сотрудников и партнёров, то можно сделать почтовую рассылку. Но в этом случае нужно быть готовым к тому, что не все пригласительные достигнут своих адресатов;
- ещё один вариант почтовой рассылки – заказная корреспонденция. В этом случае можно отследить вручение, но нужно учитывать, что перед новым годом письма идут довольно долго, поэтому об отправке нужно подумать заранее;
- экспресс-почта обеспечит личное вручение;
- курьерская доставка, хоть и потребует оплаты, даст гарантии быстрой доставки прямо в руки гостям мероприятия.
Завлекаем гостей
Чтобы не просто пригласить гостей, а заставить их немного поволноваться в ожидании чего-то необычного, упомяните в тексте о том, что на празднике будут неожиданные сюрпризы, увлекательные конкурсы. Разговоры о том, что же задумали организаторы новогоднего корпоратива, создадут вокруг мероприятия ареол приятного ожидания, и каждый обязательно захочет его посетить.
Хорошая идея – нанести на каждый пригласительный определённый номер, который в процессе мероприятия сыграет в лотерею с ценными, или шуточными новогодними призами.
Пригласительные билеты должны своим видом и текстом передавать новогоднее настроение. Пускай же ваш корпоратив пройдёт на высшем уровне!
Автор
Ефимова Анна
Пишу с душой
