Корпоративные мероприятия для персонала. Полезные советы по организации

Как вовлечь большее число сотрудников в корпоративные мероприятия для персонала и превратить их в незабываемый праздник? Этими и другими вопросами задаются штатные организаторы корпоративных праздников в фирме. В этой статье eventspro постарается помочь найти ответы.

Определение целей и задач

Ответьте себе на вопросы:

  • «Для кого будет проводиться данный корпоратив?»
  • «Зачем нужно его проведение?»

От ответов на эти вопросы будет зависеть формат проведения и организационная программа. Ведь, занимаясь организацией офисного торжества, важно учитывать как индивидуальные особенности коллектива (возраст, пол, профориентация, персональные предпочтения), так и стратегические задачи компании (сплочение коллектива, мотивация, повышение уровня вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы).

Не забудьте и о стилистике мероприятия. Сегодня существует достаточно большое количество уже проверенных тематик корпоратива, подробные статьи о каждой тематике Вы сможете найти в нашем разделе «Тематические корпоративы»

Выбор места и времени проведения корпоратива

Для повышения уровня мотивации сотрудников к предстоящему событию важно поинтересоваться их предпочтениями в вопросах формата праздника. Место для корпоратива желательно выбирать с учетом удобства транспортной развязки, если не предусмотрена доставка персонала к месту празднования и развозка по домам после окончания мероприятия. Дату и время проведения вечеринки лучше всего выбирать с учетом графиков работы различных подразделений, чтоб ее смогло посетить большее число коллег.

Основные этапы подготовки торжества

  • Выбор критериев оценки проделанной работы (сроки, выполнимость, эстетика, увлекательность, смысл).
  • Определение формата торжества (тематики и базовой идеи).
  • Оформление набросков сценария.
  • Согласование плана празднования и сценария.
  • Проведение репетиций программы.
  • Праздничное оформление места проведения.
  • Контроль за техническим сопровождением корпоратива.
  • Подготовка подарков и призов.
  • Согласование меню.

Основные вопросы по организации праздника

  • Лица ответственные за организацию корпоративного мероприятия с перечнем зон ответственности (ивент-программа, меню, декор, подарки, техническое сопровождение).
  • Тематика и формат (соответствие индивидуальным предпочтениям сотрудников и стратегическим целям компании).
  • Организация процесса (силами сотрудников или с привлечением ивент-агентства).
  • Место проведения (удобство транспортной развязки).
  • Время вечеринки (согласование с графиками работы сотрудников).
  • Трансфер (желателен хотя бы на этапе доставки сотрудников к месту празднования).
  • Меню (важно учитывать индивидуальные предпочтения вегетарианцев).
  • Оформление и украшение(силами сотрудников или с привлечением ивент-агентства или администрации заведения).
  • Dress-code(если таковой планируется, о нем следует сообщить сотрудникам заблаговременно).
  • Развлекательная программа и ведущий (наличие ведущего серьезно разгрузит нагрузки по организации мероприятия, если же бюджет не позволяет привлечь на эту роль профессионала, роль «тамады» нужно поручить кому-нибудь из активных членов коллектива).
  • Техническое сопровождение (силами сотрудников или с привлечением ивент-агентства).

Читайте также статью «Идеи для корпоратива. Как развлечь сотрудников?«.

Общие рекомендации при подготовке корпоратива

  • При выборе времени проведения мероприятия нужно учитывать тот факт, что если его планировать на выходные, то лучше всего подойдет формат «семейный», т.к. многие сотрудники привыкли проводить выходные в кругу семьи. Если же политика компании не предусматривает присутствие на мероприятии супругов, обязывать сотрудников корпоративом не стоит – он должен быть делом добровольным.
  • Время празднования должно быть не меньше 3-х часов, но не больше 5-ти, тогда ваши гости успеют погрузиться в праздничную атмосферу, но не устанут.
  • Официальная часть торжества не должна быть затянутой: полчаса на вступительное слово и награждение лучших из лучших – в самый раз.
  • Требования к dress-code не должны быть слишком категоричными, чтобы не отпугнуть от события.
  • При составлении меню позаботьтесь об индивидуальных предпочтениях шефа и угощениях для VIP-персон.
  • Позаботьтесь о том, чтоб спиртных напитков было достаточно, но не много.
  • Лучше всего разнообразить развлекательную программу двумя-тремя видами конкурсов, учитывающих предпочтения и интересы основной части коллектива.
  • Желательно, чтоб не только во время организации, но и в во время проведения мероприятия были ответственные за процесс люди (нужно учитывать, что мероприятие будет для них скорее работой, чем отдыхом).
  • Следует избегать «заезженные» форматы (праздничный стол – дискотека), т.к. желающих посетить такое мероприятие год от года будет становиться все меньше.
  • Если бюджет позволяет нанять для организации торжества ивент-агентство, не следует полностью полагаться на их профессиональное видение, т.к. на таких мероприятиях сотрудники, как правило, «не включаются» в происходящее, оставаясь сторонними наблюдателями, что превращает такой корпоратив в обычный коллективный поход на концерт. Именно поэтому, даже привлекая для организации своего праздника ивент-агентство, обязательно используйте идеи коллектива и обыграйте узнаваемые рабочие ситуации. Такой подход, с одной стороны, разгрузит вас от хлопот по организации мероприятия, а, с другой, – поднимет уровень вовлеченности сотрудников в происходящее и сделает праздник незабываемым.
Узнайте еще и о распространенных ошибках при организации корпоратива и старайтесь избегать их.

Какой бы формат корпоративных мероприятий вы не выбрали и каким бы бюджетом не располагали – помните, что хлопоты по организации и проведению корпоратива – это чудесная возможность проверить организационные возможности персонала и сплотить сотрудников общей идеей и позитивными результатами. Планируйте, организуйте, отдыхайте и повышайте уровень вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы!